Jenis-jenis Sistem Informasi dan Contoh Aplikasinya
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakanoleh manajer. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.
sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.
Contoh :
2. Office Automation Systems (OAS) 
Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.
Contoh :
Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
4. Informatic Management System SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
Contoh :A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LELANG/ TENDER
E-Procurement ( E-PROC)
Salah satu penerapan kemajuan teknologi telematika dalam mendukung proses bisnis adalah dalam proses pengadaanbarang/ jasa, sehingga proses tersebut akan lebih transparan, efektif dan efisien. Pemanfaatan e-Procurementmenjadikan proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah/ Perusahan.Aplikasi electronic Procurement atau e-Procurement adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola pengadaan barang/ jasa berbasis internet yang didisain untuk mencapai suatu proses pengadaan barang/ jasa yang efektif, efisien dan terintegrasi.Aplikasi e-Procurement memiliki fasilitas transaksi antara Buyer dan Supplier. Yang dimaksud dengan Buyer adalah pihak yang akan melakukan proses pembelian barang/ jasa. Supplier adalah pihak-pihak yang berfungsi sebagai pemasok barang/ jasa yang dibutuhkan oleh Buyer.
Keunggulan e-Procurement
§ Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.
§ Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.
§ Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder.
§ Proses akan berlangsung secara :
a. Efisien,
b. Efektif,
c. Terbuka dan bersaing,
d. Transparan,
e. Adil/ tidak diskriminatif,
f. Akuntabel.
§ Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.
§ Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme ( KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.
Manfaat e-Procurement
1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.
2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.
3. Proses pengadaan akan lebih transparan.
4. Mereduksi biaya pengadaan barang/ jasa.
5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.
6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.
7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.
B. Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)
SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau bau, Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau.
5. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
Tujuan
Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :
• membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur
• mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
• meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.
Tahap-tahap
Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :
Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.
Jenis – Jenis DSSJenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
Model DSS terdiri dari:
1. Model matematika.
2. Database.
3. Perangkat lunak.
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
Penerapan DSS Dalam Suatu Instansi
Mengapa DSS digunakan dalam suatu perusahaan?
• Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.
• Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
• Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis.
• Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.
Dampak Pemanfaatan DSS
Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain :
Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh :
• Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan kelompok, seperti: Electronic Meeting System (EMS) dan Group Decision Support System (GDSS). Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (group decision support system), atau GDSS adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
Contoh :
Berbagai proses dalam manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak bergantung pada DSS yang telah dikembangkan. Penerapan DSS diterapkan pada saat :
Infrastruktur sistem informasi STMIK Insan Pembangunan dikembangkan untuk menunjang decision support system dan menggunakan ICT pada semua unit kerja. ICT bermanfaat dalam meningkatkan mutu pendidikan dan pengendalian manajemen internal. Strategi implementasi pada unsur peningkatan kinerja organisasi adalah dengan meningkatkan dan mengembangkan manajemen sistem informasi .
Pengembangan SIM STMIK Insan Pembangunan diarahkan menjadi tiga jenjang, yaitu :
1) Executive Information System : kebutuhan informasi strategis untuk pimpinan puncak
2) Decision Supporting System : kebutuhan informasi untuk manager menengah yang dipergunakan untuk implementasi perencanaan; dan
3) Transaction Processing System : dipergunakan untuk manager operasi agar dapat melaksanakan fungsi tugasnya dan melakukan monitoring.
Dalam menunjang terciptanya jenjang sistem informasi tersebut, maka diperlukan beberapa prasyarat, yakni tersedianya:
Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses Datamelakukan penataan dan perbaikan SIM STMIK Insan Pembangunan beserta pengelolaannya untuk menyempurnakan tata laksana dan responsibilitas dengan baik. Guna menunjang kokohnya layanan informasi di lingkungan STMIK Insan Pembangunan, untuk mendorong tercapainya aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan yang berjalan realtime secara online dan up to date.Beberapa yang dilakukan dalam menunjang hal tersebut, sebagai berikut:
a. Laporan semester berjalan dalam kondisi valid
b. laporan data yang terakhir dan print out evaluasi per semester.
Otorisasi akses data senantiasa dikelola untuk menjaga kelangsungan dan stabilitas sebuah sistem aplikasi. Diharapkan, seluruh sistem informasi yang dibangun, dapat sesuai dengan kebutuhan setiap user. Otorisasi terhadap akses data merupakan jawabannya. Implementasi pengelolaan otoritas biasa dimulai dengan login dan pencantuman user password. Implementasi atas user classification dilakukan, dimana menu-menu yang muncul atau aktif, dapat disesuaikan dengan group user yang telah melakukan login.
Akses data memerlukan sebuah form khusus yang biasa digunakan untuk melakukan sentralisasi objek. Selanjutnya, objek tersebut akan mengarah pada akses database (basis data). Secara umum, klasifikasi user dalam sistem informasi STMIK Insan Pembangunan dibagi menjadi :
a. Login operator. Berperan sebagai user yang hanya bisa mengisi dan atau memutakhirkan content.
b. Login admin. Berperan sebagai administrator yang mampu mengisi content, sekaligus berhak melakukan editing, penambahan atau penghapusan user.
c. Untuk sistem aplikasi tertentu, dilakukan klasifikasi berdasarkan login pimpinan, operator, user dan admin, atau terkadanng ditambahkan super-admin.
Klasifikasi User Aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan
Gambar : Klasifikasi User
3. Pemanfaatan Sistem Informasi STMIK Insan Pembangunan Pemanfaatan sistem informasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi di STMIK Insan Pembangunan meliputi pemanfaatan basis data & informasi, pemanfaatan dalam dukungan pengambilan keputusan (Decision Support System = DSS), dan pemanfaatan dalam komunikasi dan akses informasi.
Pemanfaatan Basis Data dan Informasi
SIM STMIK Insan Pembangunan memiliki basis data dan informasi yang lengkap yang dikelompokkan dalam beberapa sub-sistem, meliputi administrasi akademik, keuangan, sistem pembelajaran, dan data perpustakaan di STMIK Insan Pembangunan. secara bertahap, akan diintegrasikan menjadi suatu SIM STMIK Insan Pembangunan yang lebih handal.
Administrasi Akademik
Basis data dan informasi akademik dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SISKA), termasuk di antaranya master mahasiswa.
Gambar : Aplikasi SISKA
Kelompok Aplikasi ini merupakan piranti utama dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, monitoring kemajuan akademik mahasiswa, penginputan nilai mhs dan lain-lain.
Keuangan Perguruan Tinggi
Subsistem informasi keuangan dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (BAK). Termasuk di dalamnya adalah aplikasi Pengelolaan Keuangan
Sistem Pembelajaran
dalam peningkatan mutu pembelajaran. Mahasiswa bisa dengan download dokumen atau modul kuliah
Selain sebagai pemanfaatan basis data buku Perpustakaan STMIK Insan Pembangunan juga menyimpan hasil penelitian mahasiswa jenjang diploma hingga sarjana.
Sistem Analisis Pengambilan KeputusanData dan informasi akan diolah dalam sebuah rumusan tertentu, dianalisis dan kemudian dapat disajikan untuk memenuhi kebutuhan decission maker. Pelaksanaan analisis antara lain dilakukan dalam kaitan berbagai kebutuhan spesifik.
1. Aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan pada berbagai aktivitas pengelolaan STMIK Insan Pembangunan, seperti pada saat registrasi mahasiswa baru ataupun mahasiswa lama berlangsung dan pada saat pengambilan keputusan penerimaan mahasiswa, Pengisian KRS dan Pengambilan KHS
2. Proses pengumpulan dan penyusunan dokumen akreditasi berdasarkan 15 Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
3. Proses evaluasi diri di lingkungan STMIK Insan Pembangunan.
4. Monitoring dan penigkatan mutu web STMIK Insan Pembangunan
5. Analisis benchmarking dengan institusi eksternal melalui kompilasi informasi dari pihak eksternal
6. Data dasar dan SWOT untuk perencanaan pengembangan bagian penelitian dan pengembangan (litbang) STMIK
Insan Pembangunan.
Pemanfaatan untuk Komunikasi dan Akses terhadap Sumber IlmiahWebsite STMIK Insan Pembangunan dengan alamat http://www.insanpembangunan.ac.id. Pemanfaatannya terus dikembangkan dan diharapkan senantiasa dapat memenuhi keinganan seluruh civitas akademika dan masyarakat pada umumnya.
Akses InternetAkses internet telah disediakan bagi civitas akademika STMIK Insan Pembangunan dengan menggunakan WiFi hotspot area.Fasilitas internet ini digunakan untuk mengakses berbagai informasi yang tersedia di dunia maya
Alamat e-mail Ketua dan KajurAlamat e-mail bagi civitas akademika yang dikelola dibawah http://www.insanpembangunan.ac.idSecara bertahap, seluruh civitas akademika akan diberikan alamat email, melalui pengelolaan email tersentralisasi, kecuali untuk email mahasiswa
Gambar : Login E-mail
Jaringan lokalJaringan komputer STMIK Insan Pembangunan menggunakan Local Area Network (LAN). Selain itu STMIK Insan Pembangunan juga sedang mengembangkan jaringan nirkabel perangkat seluler dalam bentuk SMS Gateway yang nantinya akan bekerjasama dengan PT Telkomsel yang di antaranya meliputi fitur: web2 sms, shortcode, queing, dan hunting.
6. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
Contoh :
7. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
Contoh :
8. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
Contoh :
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakanoleh manajer. Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan ringkasan.sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.
Contoh :
- TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi Manajemen.
- Dalam rekening keuangan yang meliputi registrasi masuknya murid baru , baik itu pembayaran-pembayaran serta cek gaji karyawan yang meliputi sistem perhitungan gaji. Dalam inventory system yaitu Database berisi kelengkapan peralatan sarana dan prasarana sekolah serta pemeliharaan sekolah beserta murid, guru dan lingkungan sekolah, yang tujuannya untuk mengembangkan suatu sekolah agar lebih maju dan sesuai dengan apa yang diharapakan.
- Aplikasi Bantuan Keuangan Desa (BKD Pemprov Jawa Timur)Aplikasi bantuan keuangan desa adalah aplikasi manajemen oprasional Program Bantuan Keuangan seluruh Desa di propinsi Jawa timur.Aplikasi ini menangani semua proses Mekanisme Bantuan Keuangan Seluruh desa di Jawa Timur, mulai dari proses Usulan Bantuan, Penetapan Anggaran, Perubahan Anggaran Bantuan, Pencairan Bantuan, beserta seluruh proses Pelaporan di dalamnya.
2. Office Automation Systems (OAS) 
Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.Contoh :
- Desktop Publishing
- Electronic Calender
- Electronic Spreadsheet
Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.4. Informatic Management System SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
Contoh :A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LELANG/ TENDER
E-Procurement ( E-PROC)
Salah satu penerapan kemajuan teknologi telematika dalam mendukung proses bisnis adalah dalam proses pengadaanbarang/ jasa, sehingga proses tersebut akan lebih transparan, efektif dan efisien. Pemanfaatan e-Procurementmenjadikan proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah/ Perusahan.Aplikasi electronic Procurement atau e-Procurement adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola pengadaan barang/ jasa berbasis internet yang didisain untuk mencapai suatu proses pengadaan barang/ jasa yang efektif, efisien dan terintegrasi.Aplikasi e-Procurement memiliki fasilitas transaksi antara Buyer dan Supplier. Yang dimaksud dengan Buyer adalah pihak yang akan melakukan proses pembelian barang/ jasa. Supplier adalah pihak-pihak yang berfungsi sebagai pemasok barang/ jasa yang dibutuhkan oleh Buyer.
Keunggulan e-Procurement
§ Tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet.
§ Proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka.
§ Proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder.
§ Proses akan berlangsung secara :
a. Efisien,
b. Efektif,
c. Terbuka dan bersaing,
d. Transparan,
e. Adil/ tidak diskriminatif,
f. Akuntabel.
§ Akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat.
§ Mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme ( KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa.
Manfaat e-Procurement
1. Mendapatkan Harga Pembelian Barang yang terkontrol.
2. Mempercepat Waktu Proses Pengadaan.
3. Proses pengadaan akan lebih transparan.
4. Mereduksi biaya pengadaan barang/ jasa.
5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran.
6. Memperlancar Komunikasi Buyer – Supplier.
7. Pelayanan yang baik kepada Supplier.
B. Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)
SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau bau, Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau.
5. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
Tujuan
Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :
• membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur
• mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
• meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.
Tahap-tahap
Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :
- kegiatan intelijen,
- kegiatan merancang,
- kegiatan memilih dan menelaah.
Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.
Jenis – Jenis DSSJenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
- Mengambil elemen-elemen informasi.
- Menaganalisis seluruh file.
- Menyiapkan laporan dari berbagai file.
- Memperkirakan dari akibat keputusan.
- Mengusulkan keputusan.
- Membuat keputusan.
Model DSS terdiri dari:
1. Model matematika.
2. Database.
3. Perangkat lunak.
Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
Penerapan DSS Dalam Suatu Instansi
Mengapa DSS digunakan dalam suatu perusahaan?
• Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.
• Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
• Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis.
• Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.
Dampak Pemanfaatan DSS
Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain :
- Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.
- Problem yang kompleks dapat diselesaikan.
- Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
- Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik.
- Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.
- Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
- Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
- Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh :
- Faktor teknologi
- Faktor kompleksitas struktural
- Faktor pasar internasional
- Faktor stabilitas politik
- Faktor konsumerisme
- Faktor intervensi pemerintah
- Faktor informasi yang berkaitan dengan masalah tersebut,
- Faktor gaya pengambilan keputusan dan
- Faktor kemampuan (intelegensi ,persepsi, dan falsafah) serta
- Pertimbangan pengambil keputusan.
• Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan kelompok, seperti: Electronic Meeting System (EMS) dan Group Decision Support System (GDSS). Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (group decision support system), atau GDSS adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
Contoh :
- Program Sekolah Tunas Bangsa mempunyai LinK Elektronik yang memudahkan manajerial dan User menerima respon secara interaktif untuk mengetahui jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa tahun ajaran baru, dan daya tampung kapasitas sekolah serta masyarakat bisa mengetahui tentang sekolah yang menjadikan sekolah favoritnya, sebagai informasi yang lebih lengkap. Dan dari sinilah masyarakat bisa tau bagaimana alur, atau kelebihan sekolah tersebut, karena orang tua tidak mau menyekolahkan anak-anaknya pada sekolah yang asal-asalan.
- Penerapan Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) Dalam Sistem Informasi Manajemen Akademik Di kampus STMIK Insan Pembangunan
Berbagai proses dalam manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak bergantung pada DSS yang telah dikembangkan. Penerapan DSS diterapkan pada saat :- Keputusan penerimaan mahasiswa baru
- Evaluasi prestasi akademik
- Yudisium dan
- Penentuan mahasiswa berprestasi.
- Basis data akademik yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SISKA), termasuk di antaranya basis data mahasiswa
- Basis data keuangan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (BAK).
- Basis Data Perpustakaan (Perpus) yang dikelola oleh bagian perpustakaan termasuk didalamnya data buku, literature dll.
Infrastruktur sistem informasi STMIK Insan Pembangunan dikembangkan untuk menunjang decision support system dan menggunakan ICT pada semua unit kerja. ICT bermanfaat dalam meningkatkan mutu pendidikan dan pengendalian manajemen internal. Strategi implementasi pada unsur peningkatan kinerja organisasi adalah dengan meningkatkan dan mengembangkan manajemen sistem informasi .
Pengembangan SIM STMIK Insan Pembangunan diarahkan menjadi tiga jenjang, yaitu :
1) Executive Information System : kebutuhan informasi strategis untuk pimpinan puncak
2) Decision Supporting System : kebutuhan informasi untuk manager menengah yang dipergunakan untuk implementasi perencanaan; dan
3) Transaction Processing System : dipergunakan untuk manager operasi agar dapat melaksanakan fungsi tugasnya dan melakukan monitoring.
Dalam menunjang terciptanya jenjang sistem informasi tersebut, maka diperlukan beberapa prasyarat, yakni tersedianya:
- Sistem komputer untuk mengembangkan paperless office, internet, intranet, pusat / gudang data (data centre / ware-house), PC network dengan berbagai variannya.
- Staf dan karyawan yang mampu menguasai sistem komputer. Ini berguna bagi pihak manajemen dalam menyusun rencana kerja dan mengontrol pelaksanaan kegiatan yang ada.
Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses Datamelakukan penataan dan perbaikan SIM STMIK Insan Pembangunan beserta pengelolaannya untuk menyempurnakan tata laksana dan responsibilitas dengan baik. Guna menunjang kokohnya layanan informasi di lingkungan STMIK Insan Pembangunan, untuk mendorong tercapainya aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan yang berjalan realtime secara online dan up to date.Beberapa yang dilakukan dalam menunjang hal tersebut, sebagai berikut:
- Pendayagunaan Unit Sistem Informasi
- Pendayagunaan operator di setiap unit / lembaga / badan
- Membangun SIM STMIK Insan Pembangunan yang terintegrasi
- Melakukan perkuatan terhadap kebijakan, sasaran dan strategi sistem informasi
- seluruh input yang diolah diharapkan mampu memberikan output yang sesuai dengan kebutuhan institusi. dalam hal ini, juga melaksanakan otomasi EPSBED ke dalam SIM STMIK Insan Pembangunan dengan menggunakan program visual basic, melalui :
- Integrasi sistem akademik
- Pengisian nilai akademik tepat waktu
- Pengisian data EPSBED, termasuk entry data tabel mata kuliah, data KRS, KHS, alumni, serta data kapasitas dan fasilitas.
a. Laporan semester berjalan dalam kondisi valid
b. laporan data yang terakhir dan print out evaluasi per semester.
Otorisasi akses data senantiasa dikelola untuk menjaga kelangsungan dan stabilitas sebuah sistem aplikasi. Diharapkan, seluruh sistem informasi yang dibangun, dapat sesuai dengan kebutuhan setiap user. Otorisasi terhadap akses data merupakan jawabannya. Implementasi pengelolaan otoritas biasa dimulai dengan login dan pencantuman user password. Implementasi atas user classification dilakukan, dimana menu-menu yang muncul atau aktif, dapat disesuaikan dengan group user yang telah melakukan login.
Akses data memerlukan sebuah form khusus yang biasa digunakan untuk melakukan sentralisasi objek. Selanjutnya, objek tersebut akan mengarah pada akses database (basis data). Secara umum, klasifikasi user dalam sistem informasi STMIK Insan Pembangunan dibagi menjadi :
a. Login operator. Berperan sebagai user yang hanya bisa mengisi dan atau memutakhirkan content.
b. Login admin. Berperan sebagai administrator yang mampu mengisi content, sekaligus berhak melakukan editing, penambahan atau penghapusan user.
c. Untuk sistem aplikasi tertentu, dilakukan klasifikasi berdasarkan login pimpinan, operator, user dan admin, atau terkadanng ditambahkan super-admin.
Klasifikasi User Aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan
Gambar : Klasifikasi User3. Pemanfaatan Sistem Informasi STMIK Insan Pembangunan Pemanfaatan sistem informasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi di STMIK Insan Pembangunan meliputi pemanfaatan basis data & informasi, pemanfaatan dalam dukungan pengambilan keputusan (Decision Support System = DSS), dan pemanfaatan dalam komunikasi dan akses informasi.
Pemanfaatan Basis Data dan Informasi
SIM STMIK Insan Pembangunan memiliki basis data dan informasi yang lengkap yang dikelompokkan dalam beberapa sub-sistem, meliputi administrasi akademik, keuangan, sistem pembelajaran, dan data perpustakaan di STMIK Insan Pembangunan. secara bertahap, akan diintegrasikan menjadi suatu SIM STMIK Insan Pembangunan yang lebih handal.
Administrasi Akademik
Basis data dan informasi akademik dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SISKA), termasuk di antaranya master mahasiswa.
Gambar : Aplikasi SISKAKelompok Aplikasi ini merupakan piranti utama dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, monitoring kemajuan akademik mahasiswa, penginputan nilai mhs dan lain-lain.
Keuangan Perguruan Tinggi
Subsistem informasi keuangan dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (BAK). Termasuk di dalamnya adalah aplikasi Pengelolaan Keuangan
Sistem Pembelajaran
dalam peningkatan mutu pembelajaran. Mahasiswa bisa dengan download dokumen atau modul kuliah
Selain sebagai pemanfaatan basis data buku Perpustakaan STMIK Insan Pembangunan juga menyimpan hasil penelitian mahasiswa jenjang diploma hingga sarjana.
Sistem Analisis Pengambilan KeputusanData dan informasi akan diolah dalam sebuah rumusan tertentu, dianalisis dan kemudian dapat disajikan untuk memenuhi kebutuhan decission maker. Pelaksanaan analisis antara lain dilakukan dalam kaitan berbagai kebutuhan spesifik.
1. Aplikasi SIM STMIK Insan Pembangunan pada berbagai aktivitas pengelolaan STMIK Insan Pembangunan, seperti pada saat registrasi mahasiswa baru ataupun mahasiswa lama berlangsung dan pada saat pengambilan keputusan penerimaan mahasiswa, Pengisian KRS dan Pengambilan KHS
2. Proses pengumpulan dan penyusunan dokumen akreditasi berdasarkan 15 Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
3. Proses evaluasi diri di lingkungan STMIK Insan Pembangunan.
4. Monitoring dan penigkatan mutu web STMIK Insan Pembangunan
5. Analisis benchmarking dengan institusi eksternal melalui kompilasi informasi dari pihak eksternal
6. Data dasar dan SWOT untuk perencanaan pengembangan bagian penelitian dan pengembangan (litbang) STMIK
Insan Pembangunan.
Pemanfaatan untuk Komunikasi dan Akses terhadap Sumber IlmiahWebsite STMIK Insan Pembangunan dengan alamat http://www.insanpembangunan.ac.id. Pemanfaatannya terus dikembangkan dan diharapkan senantiasa dapat memenuhi keinganan seluruh civitas akademika dan masyarakat pada umumnya.
Akses InternetAkses internet telah disediakan bagi civitas akademika STMIK Insan Pembangunan dengan menggunakan WiFi hotspot area.Fasilitas internet ini digunakan untuk mengakses berbagai informasi yang tersedia di dunia maya
Alamat e-mail Ketua dan KajurAlamat e-mail bagi civitas akademika yang dikelola dibawah http://www.insanpembangunan.ac.idSecara bertahap, seluruh civitas akademika akan diberikan alamat email, melalui pengelolaan email tersentralisasi, kecuali untuk email mahasiswa
Gambar : Login E-mailJaringan lokalJaringan komputer STMIK Insan Pembangunan menggunakan Local Area Network (LAN). Selain itu STMIK Insan Pembangunan juga sedang mengembangkan jaringan nirkabel perangkat seluler dalam bentuk SMS Gateway yang nantinya akan bekerjasama dengan PT Telkomsel yang di antaranya meliputi fitur: web2 sms, shortcode, queing, dan hunting.
6. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
Contoh :
- System jadwal mekanik
Aplikasi ramalan
7. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
Contoh :
- E- Government
8. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
Contoh :
0 komentar:
Posting Komentar